domingo, 10 de marzo de 2013

OPTIMIZAR REUNIONES: TAMBIÉN PARA PROFESORES

En ocasiones los docentes no quejamos de tener reuniones improductivas. Tenemos la sensación de haber perdido el tiempo o de no haber aclarado nada tras una reunión. A lo largo del curso tenemos reuniones de todo tipo: sesiones de evaluación, reuniones de ciclo o etapa, reuniones de tutores, reuniones del Claustro, reuniones con alumnos y padres, reuniones de Calidad, reuniones de los equipos directivos o jefes de departamento, reuniones de comisiones, etc, etc.

No niego que muchas reuniones son necesarias, pero sí es posible organizarlas mejor para ser más productivos. La coordinación y la toma de decisiones conjunta es muy útil, pero debemos aprovechar el escaso tiempo del que contamos para reunirnos presencialmente. Apuntaría algunas ideas para ser más eficaces y eficientes en la organización de las reuniones:
  • Establecer un orden o programa previo de cada reunión. Unos puntos claros de lo que se va a considerar durante el encuentro.
  • Recordar, vía email,  tablón de anuncios o calendario online, la convocatoria de la reunión. Tanto con una semana de antelación, como 24 horas antes, el convocante puede recordar el programa de la reunión. Lograremos que algunos participantes acudan más preparados o puntuales a la reunión convocada.
  • Marcar un horario de inicio y fin de la reunión. Evitamos alargarnos innecesariamente y nos permite ir al grano en los asuntos a estudiar. Ser escrupulosos en su cumplimiento.
  • Remitir, antes de las reuniones, toda la documentación o informes a trabajar en cada reunión. Es imprescindible tener estudiados, siempre que sea posible, los puntos a debatir. Evitamos perdidas de tiempo y acudir más preparado. Muchas veces hablamos o tomamos decisiones a partir de ocurrencias del momento.
  • Utilizar la figura del moderador para encauzar las reuniones y controlar los tiempos de cada punto programado. El turno de palabra debe ser respetado, así como tratamos de evitar las conversaciones paralelas o irnos por las ramas.
  • Llevar un acta donde, después de cada punto, se reflejen los acuerdos tomados. Resumir al final de la reunión las conclusiones o acuerdos debatidos. Enviar posteriormente una copia a todos los convocados. 
  • Utilizar herramientas TIC para preparar las reuniones o incluso continuar temas que se han quedado pendientes o por cerrar. El correo electrónico y sobre todo los documentos colaborativos, tipo Google Docs, nos facilitan mucho elaborar informes finales conjuntamente o trabajar en diferentes horarios sin necesidad de reunirse físicamente.
A todo esto, añadiría o recalcaría, que sólo convoquemos reuniones cuando sea realmente necesario. Que aprendamos a centrarnos en las cuestiones a tratar. Y que la preparación previa de cada reunión sea la base para evitar pérdidas de tiempo innecesarias y frustrantes. Porque, aunque soy muy partidario de reunirse y coordinarse, es necesaria la optimización de nuestro tiempo. Cada vez más escaso, por cierto.

photo credit: The Rocketeer via photopin cc

6 comentarios:

  1. En mi centro cuando se convoca una reunión también se comparte un par de dias antes el acta, hecha ya, en Google docs de manera que cada asistente pueda conocer con cierto detalle los temas que se van a tratar e incluso hacer aportaciones antes de la reunión. Esto agiliza mucho y reduce el tiempo necesario
    Josep

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  2. Gracias por comentar! Es una buena idea trabajar antes cada tema, e incluso realizar aportaciones previas. Sería todo más ágil, y sobre todo mejor preparada la reunión.
    El problema es que todos trabajen con Google Docs.... ;))

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  3. Oscar,
    Entiendo que para un docente no es una opción trabajar o no con Google docs, si esta es la decisión del centro, de la misma manera que no es una opción usar o no el correo electrónico o sencillamente el ordenador. Puedo asegurarte que en mi centro, en que una grandísima parte de la gestión se lleva a cabo con Google docs por eficiencia y transparencia no hay ningún problema. Y te hablo de un centro de más de 100 profesores.
    Josep

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  4. Hola
    Puede hacermás por las TIC el equipo directivo o más bien el director usando las TIC para gestionar el centro que cualquier TIC.
    En mi cole tenemos google apps para educacion, proporcionamos emails a los alumnos ( a los padres q los ceden a los alumnos) y los alumnos usan mucho todas las herramientas de google peeero la mayoria de los maestros no las usan en clase como herramienta educativa.
    Por muchas propuestas de uso para la gestión del centro que entrego a mi director ... por uno le entra y por otro le sale ...
    Así que sin voluntad real por parte de equipos directivos de un uso que no sea meramente anecdótico ... creo que no se fomenta el uso adecuado de las TIC.

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  5. Muy buen artículo Oscar. Sé que el post es de 2013, pero no he podido deja de comentar, porque me parece muy útil...
    Conozco una aplicación en la nube que puede ser muy útil para centros educativos, que solucionan casi todos los problemas que planteas. Además tiene una versión gratuita.

    Os dejo el enlace por si es de utilidad:
    http://nimbux.es/version_gratis

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